Jusqu'ici, une faute de frappe dans une adresse ou un SIREN approximatif n'empêchait pas d'envoyer une facture par courriel. Avec la facturation électronique, la facture passe par des contrôles automatiques avant d'arriver chez votre client, puis par la validation de votre client lui-même. Une donnée fausse peut l'arrêter à chacune de ces étapes, mais pas de la même façon. Savoir laquelle bloque quoi évite de chercher la panne au mauvais endroit.

Rejetée ou refusée : deux statuts, deux responsables

Chaque facture électronique suit un cycle de vie, et quatre statuts sont obligatoires : déposée, rejetée, refusée et encaissée. Ils sont transmis à l'administration. Deux d'entre eux signalent un problème, et ils ne veulent pas dire la même chose :

  • Rejetée : une plateforme, celle qui émet ou celle qui reçoit, a détecté une anomalie. Erreur de format, donnée obligatoire absente ou incohérente, partie mal identifiée, difficulté de routage. La facture n'a pas été acceptée dans le circuit.
  • Refusée : c'est votre client qui refuse la facture, en entier. Le refus doit être motivé, parmi une liste de motifs normalisés, et il est définitif. Il ne sert pas pour un simple désaccord commercial, qui passe par des statuts provisoires comme « en litige ».

Dans les deux cas, la facture ne sera pas payée en l'état.

Ce que les plateformes contrôlent vraiment

Les règles de gestion publiées par l'administration sont précises sur l'identité des parties :

  • le SIREN du vendeur et celui du client sont obligatoires, sur 9 chiffres, et doivent exister dans l'annuaire de la facturation électronique ;
  • un SIRET, quand il est utilisé, compte 14 chiffres, et ses 9 premiers chiffres doivent être le SIREN de l'entreprise ;
  • une facture est unique : même numéro, même année et même SIREN fournisseur, c'est un doublon, et il est rejeté ;
  • la facture doit respecter le format et la cohérence des montants.

Autrement dit, un SIREN faux ne passe pas. Ni un SIRET qui n'appartient pas à l'entreprise facturée.

Pour lever un doute sur une fiche isolée, nos outils gratuits vérifient un SIRET ou un numéro de TVA à l'unité.

Les motifs normalisés liés aux données du client

Quand la facture revient, elle porte un motif codifié. Ceux qui touchent directement votre fichier clients :

  • DEST_INC : destinataire inconnu, absent de l'annuaire ;
  • DEST_ERR : erreur de destinataire ;
  • SIRET_ERR : SIRET erroné ou absent ;
  • ADR_ERR : adresse de facturation électronique erronée ;
  • CODE_ROUTAGE_ERR : code de routage absent ou erroné ;
  • ROUTAGE_ERR : informations de routage devenues obsolètes, par exemple un annuaire pas encore mis à jour ;
  • NON_CONFORME : mention légale manquante ;
  • TX_TVA_ERR : taux de TVA erroné ;
  • COORD_BANC_ERR : coordonnées bancaires erronées ;
  • DOUBLON : facture déjà reçue.

Attention à ADR_ERR : l'« adresse » dont il est question est l'adresse de facturation électronique, celle qui figure dans l'annuaire, pas l'adresse postale.

Et le numéro de TVA, l'adresse postale ?

Aucune règle publiée ne fait rejeter automatiquement une facture parce que la clé du numéro de TVA est fausse ou parce que la commune ne correspond pas au code postal. Ce n'est pas une raison pour les négliger :

  • le numéro de TVA et l'adresse du client sont des mentions obligatoires. Une mention inexacte expose à un refus pour non-conformité, et à une amende de 15 euros par mention, dans la limite du quart du montant de la facture ;
  • pour un client étranger, le numéro de TVA est ce qui l'identifie dans vos déclarations de e-reporting, et ce qui justifie l'exonération d'une livraison intracommunautaire ;
  • des coordonnées bancaires fausses, c'est un refus possible, et surtout un paiement qui part au mauvais endroit.

Ces erreurs n'arrêtent donc pas forcément la facture à la frontière du circuit, mais elles la rendent irrégulière, et elles finissent par coûter.

Les erreurs qu'on retrouve dans les fichiers

Dans les bases clients et fournisseurs que nous analysons, les mêmes défauts reviennent, avec des effets très différents :

  • SIREN abîmé, zéro de tête perdu par le tableur ou chiffre décalé : la facture est rejetée, le client est introuvable ;
  • SIRET d'un établissement fermé, alors que l'entreprise a déménagé : l'adresse de facturation qui en dépend n'est plus active ;
  • entreprise cessée encore présente dans le fichier : il n'y a plus personne pour recevoir ;
  • numéro de TVA dont la clé ne correspond pas au SIREN : mention inexacte ;
  • adresse incohérente, voie inexistante ou mention interne prise pour une adresse : mention inexacte ;
  • IBAN incomplet ou BIC erroné : refus possible, paiement compromis.

Chacune de ces erreurs paraît mineure prise isolément. À l'échelle d'un fichier de plusieurs milliers de tiers, elles représentent une part réelle des factures.

Après un rejet ou un refus

Le guide de démarrage de la DGFiP décrit la marche à suivre :

  1. Rejet imputable à l'émetteur : identifier la cause, corriger, retransmettre, et conserver le motif de rejet et les échanges.
  2. Refus fondé : émettre une nouvelle facture, avec un nouveau numéro. L'ancienne est annulée en comptabilité.
  3. Routage obsolète : une fois l'annuaire à jour, la facture peut repartir sans modification.
  4. Destinataire introuvable : vérifier le SIREN, le SIRET, l'établissement et la dénomination du client, voir avec sa plateforme, puis contacter le client en gardant une trace. En cas d'urgence, la facture peut partir exceptionnellement par un canal habituel, à condition d'être régularisée ensuite par la voie électronique.

Une demande de régularisation ne doit pas servir à différer un paiement dû. Mais dans les faits, une facture qui revient, c'est un encaissement qui glisse d'autant. Notre simulateur chiffre ce que cela représente sur votre volume.

Corriger en amont plutôt qu'au fil des rejets

La bonne approche n'est pas de corriger facture par facture au moment du rejet, mais de fiabiliser la base avant l'émission. Cela passe par un rapprochement systématique de chaque tiers avec les références officielles : le répertoire SIRENE pour l'identité, VIES pour la TVA, l'annuaire de la facturation électronique pour l'adresse de réception.

C'est exactement ce que TierSafe fait sur l'ensemble de votre fichier, avec un diagnostic par fiche et les corrections proposées : voir le détail des contrôles, ou testez votre fichier gratuitement.

Sources officielles