Votre fichier clients ou fournisseurs est extrait : des milliers de lignes, une colonne SIREN ou SIRET, et la certitude qu'une partie des numéros est fausse, sans savoir laquelle, ni dans quelle proportion. La vérification à l'unité étant exclue à cette échelle, voici la méthode complète, du fichier brut au fichier corrigé.

Pourquoi le tableur abîme les numéros

Avant même de parler de vérification, un constat : le passage dans Excel ou l'export en CSV dégrade mécaniquement les identifiants. Les incidents classiques :

  • Zéro de tête perdu : le tableur interprète le SIRET comme un nombre et supprime le zéro initial. Le numéro devient invalide sans qu'aucune case ne le signale.
  • Notation scientifique : un SIRET de 14 chiffres s'affiche 3,02E+13 et, une fois réexporté, ne vaut plus rien.
  • Caractères parasites : espaces insécables, retours à la ligne, points de millier collés lors d'un copier-coller.
  • Décalage de colonnes : une ligne décalée dans la fusion de deux fichiers associe le SIREN d'un tiers au nom d'un autre. C'est l'erreur la plus difficile à voir et la plus dommageable.

Un contrôle de cohérence commence donc par un contrôle de forme : longueur (9 chiffres pour le SIREN, 14 pour le SIRET), caractères autorisés, et clé de validation de type Luhn, qui détecte les chiffres décalés ou transposés.

Ce que « vérifier » veut dire, ligne par ligne

Un numéro bien formé n'est pas un numéro juste. Le rapprochement avec le répertoire SIRENE de l'INSEE doit confirmer quatre choses, que nous détaillons dans notre mode d'emploi SIREN / SIRET :

  1. l'entreprise existe ;
  2. elle est en activité (et non cessée) ;
  3. l'établissement facturé est bien ouvert ;
  4. le nom déclaré dans votre fichier correspond à la raison sociale officielle.

Les deux derniers points sont les plus souvent négligés, et ce sont ceux qui font rejeter une facture électronique adressée à un établissement fermé ou à une raison sociale qui n'existe pas telle quelle.

Préparer le fichier avant tout contrôle

Quelques précautions d'export vous éviteront de corriger des erreurs que vous avez vous-même introduites :

  • conservez les identifiants en colonne texte, jamais en nombre ;
  • gardez la raison sociale complète à côté de l'identifiant : c'est elle qui permet de retrouver un tiers quand son numéro est inutilisable, et de détecter les décalages de lignes ;
  • travaillez sur un extrait à jour de votre logiciel de gestion, pas sur une compilation de fichiers d'âges différents : un SIRET ancien est souvent simplement obsolète ;
  • CSV, Excel ou JSON conviennent : ce qui compte est la présence d'en-têtes de colonnes lisibles.

Les méthodes de vérification, et leurs limites

  • À l'unité, les services publics de consultation répondent en quelques secondes. Pour dix numéros, c'est la bonne solution. Pour un fichier entier, c'est plusieurs jours de travail, non reproductible, et source d'erreurs de retranscription.
  • En masse avec un outil dédié, le fichier est déposé tel quel : chaque ligne est contrôlée (forme, existence, activité, établissement, nom), les numéros abîmés sont réparés quand c'est possible (un zéro de tête se restaure, un SIRET tronqué se complète), et les tiers introuvables par numéro sont recherchés par raison sociale. C'est le travail de TierSafe : vous déposez votre fichier, le premier import est offert et vous voyez immédiatement votre taux de fiches à risque, le détail des anomalies se débloquant ensuite.

Traiter les anomalies détectées

Le contrôle produit trois familles de résultats, à ne pas traiter de la même façon :

  • Corrections sûres (zéro de tête, espace parasite) : à appliquer sans arbitrage.
  • Anomalies à trancher (établissement fermé, entreprise cessée, nom divergent) : elles réclament une décision, par exemple changer de SIRET, clôturer la fiche ou demander une régularisation au tiers.
  • Doutes résiduels (sources officielles indisponibles au moment du contrôle) : à repasser plutôt qu'à forcer.

Dernier point, le plus important : réimportez les corrections dans votre logiciel de gestion. Un fichier corrigé qui circule en parallèle ne sert à rien : c'est la base de référence qui doit devenir juste, pour que la prochaine facture parte sur le bon identifiant.

Pour situer ces contrôles dans le cadre de la réforme, voir notre guide de la facturation électronique, ou estimer votre risque en quelques secondes. Vous pouvez aussi tester votre fichier gratuitement : le premier import est offert.