Depuis que la facture électronique circule réellement entre entreprises, une question revient dans toutes les équipes comptables : qu'est-ce qu'on va recevoir, et qu'est-ce qu'on doit envoyer ? Le paysage tient en trois formats, un modèle commun et une règle simple : un PDF ordinaire, même envoyé par une plateforme, n'est pas une facture électronique.
Le socle : la norme EN 16931
Toutes les factures électroniques européennes s'appuient sur le même modèle de données, la norme EN 16931. Elle définit les informations d'une facture, celles qui sont obligatoires ou conditionnelles, leurs relations et les règles de calcul (montant HT, TVA, TTC). Les formats ne sont que des façons d'écrire ce modèle : une facture UBL et une facture CII portent les mêmes informations, structurées différemment.
La France ajoute à ce socle ses propres exigences, regroupées dans un profil étendu (EXTENDED-CTC-FR) et dans des règles de gestion publiées par l'administration. C'est ce qui permet de porter les données propres à la réforme, comme les nouvelles mentions obligatoires.
Les trois formats du socle français
Pour les factures échangées entre entreprises établies en France, trois formats sont retenus, et toutes les plateformes agréées doivent savoir les traiter :
- UBL 2.1 (Universal Business Language), un XML soutenu par un large écosystème international ;
- CII (Cross-Industry Invoice) en version D22B, un XML historiquement utilisé dans les échanges industriels ;
- Factur-X, un format mixte : un PDF/A-3 lisible par un humain, dans lequel est embarqué le fichier XML CII de la facture.
Pour UBL et CII, les profils admis sont EN16931 et EXTENDED-CTC-FR. Factur-X est accepté dans ses profils EN16931 et EXTENDED ; les profils plus légers (MINIMUM, BASIC) ne suffisent pas pour une facture de la réforme.
Qui choisit le format ?
L'émetteur ne peut pas imposer son format à son client, et le client n'a pas à s'adapter à celui de chaque fournisseur. Le socle commun est là pour ça : le destinataire peut demander à recevoir ses factures dans le format qui lui convient, et c'est sa plateforme de réception qui fait la conversion.
En pratique, vous n'avez donc pas à choisir en fonction de vos clients. Votre logiciel de facturation ou votre plateforme produit un format du socle, et le reste est pris en charge dans le circuit. Le choix se fait plutôt selon vos outils : Factur-X plaît aux petites structures parce qu'il reste lisible sans logiciel, UBL et CII s'intègrent directement dans un ERP.
Ce que cela change concrètement
- Pour émettre : le PDF tiré du logiciel ne suffit plus pour les entreprises tenues d'émettre (grandes entreprises et ETI depuis le 1er septembre 2026, PME et TPE au plus tard le 1er septembre 2027). Il faut produire un format du socle, ce que proposent aujourd'hui la quasi-totalité des éditeurs.
- Pour recevoir : la facture arrive en données structurées. C'est le bénéfice concret de la réforme : pré-comptabilisation, contrôles de rapprochement, détection des doublons.
- Pour conserver : une facture reçue sous forme électronique doit rester sous forme électronique pendant toute sa durée de conservation. L'imprimer ne préserve pas sa valeur.
Un format parfaitement respecté ne dit rien de la justesse des données qu'il transporte. Un XML impeccable qui porte un SIREN inconnu de l'annuaire sera rejeté tout aussi proprement ; s'il porte celui d'une autre entreprise, la facture partira chez elle, qui la refusera. La qualité de ce qui circule dépend de votre base de données tiers. Pour vérifier votre fichier avant de brancher les flux, testez-le gratuitement : le premier import est offert.